원격근무가 많아지면서 처음 만난 노션(notion) 사용법과 협업 캘린더 만들기

파견근무를 맡았습니다. 중간에 인수인계를 맡은 제게 전임자가 엑셀에 타임 테이블을 보내주셨습니다. 

 

"기존 업무에서 진행된 부분은 업데이트 해서 공유해주세요."

 

일주일 후 파일을 열었습니다. 업무의 상당부분은 진행이 되었고 나머지 부분은 관리가 망연자실했죠. 사실 더 많은 일은 더 효율적으로 할 수 있는 것이 경쟁력입니다. 그래서 모든 임무의 첫번째는 업무 효율화를 먼저 고민하는 겁니다. 물론 너무 도구에 매몰되도 곤란하겠죠. 

 

우선 제가 넘겨받은 엑셀 파일을 한번 보시지요. 

 

 

 

 

세로로 31개의 항목이 있었습니다. 어떤 업무가 끝이 나고 어떤 업무가 시작인지 알 수 없었죠. 또 종료된 업무는 스케쥴 표에서 사라지게 만들 필요도 있었습니다. 엑셀로는 하기 어려운 작업들이죠. 다른 방법이 없을까 싶어 몇가지 도구를 찾아봤어요. 요즘 그런게 많잖아요.

 

슬랙, 카카오 워크플레이스, 네이버 워크플레이스 등등을 살펴보았습니다. 대부분 채팅과 서류 결제 중심의 프로그램이더군요. 엑셀로 업무를 공유하듯 편리한 협업 프로그램을 찾아보았습니다.

 

그리고 마침내 노션(www.notion.com)이라는 프로그램을 알게 되었죠. 아 생각해보니 코로나19사태가 막 시작했을 때쯤 사용해보려고 계정은 만들어두었습니다. 하지만 사용에는 실패했습니다. 기능이 너무 많아서 너무 정신이 없더군요. 그래서 이번에는 필요한 기능부터 한번 사용해보기로 했습니다. 도대체 얼마나 편하길래 노션, 노션 하는가 싶었죠. 

 

지난 해 말쯤 노션이 서비스를 무료로 푼다고 대대적으로 홍보한 적이 있죠. 한국 지사도 설립한다는 설이 있었습니다. 알고보니 개인 사용은 무료고, 단체 사용은 유료더군요. 개인적으로 에버노트를 자주 사용하고 유료 프리미엄 서비스를 꽤 오래 사용했는데 개인 버전을 사용해보고 괜찮으면 에버노트에서 넘어오는 사람들도 적지 않겠네요.  

 

이 상황이 묘하게 에버노트를 자극했는지 지금 에버노트는 일주일이 멀다하고 업데이트 중입니다. 그만큼 노션의 서비스 무료화는 이슈였나봅니다. 천장에 물이 센다면 가장 먼저해야 할 일은 세는 공간이 어딘지를 찾는 것입니다. 그렇게하려면 벽의 구석구석을 살펴야 합니다. 하지만 매일 협업을 하는 직장인들이 놓치지 않고 일을 하는 것도 어려운 일이죠.

노션을 사용해보니 이런 장점이 있었습니다. 

1. 크로스 체킹이 가능해서 문제점을 발견하기 쉽습니다. 연관 부서가 서로 살피고, 문제제기만 하는 게 아니라 발견한 사람이 수정할 수 있으니 지적이 아닌 보완의 관계가 가능한 거죠. 직장 스트레스의 절반은 인간관계라는 점을 생각할 때 노션의 역할이 적지 않아보입니다.

2. 예정된 일정을 예약하거나 설문 조사를 실시해서 의견을 나눌 수 있습니다. 규모가 큰 조직이라면 설문 조사로 조직원의 의견을 경청할 수 있을겁니다. 더구나 비대면이나 재택근무가 많은 경우는 활용도가 매우 높겠죠.

3. 직관적인 메뉴 구성으로 자유롭게 의견을 개진하고 삭제하는 것이 가능합니다. 누군가 업무 프로세스를 만들었다면 블록으로 추가하거나 추가한 블록을 옮길 수 있습니다. 

 

4. 이런 도구는 관리자에게도 유용합니다. 팀원들이 정리해둔 상황을 보고 업무의 전체적인 윤곽을 파악하고 더 효율적으로 만들기위한 조치를 취할 수 있겠죠.

 

좀더 사용해 가면서 좋은 기능이 있으면 소개해보도록 하겠습니다. 가장 먼저 제 시선을 빼앗을 것은 캘린더 기능입니다. 

 

 

 

처음 해보고 싶었던 작업은 엑셀에서 만들었던 마케팅 캘린더를 협업으로 활용하도록 구현하는 겁니다. 위 그림이 바로 마케팅 캘린더입니다. 기본 포맷은 (1)아이디어, (2) 진행중, (3) 검토 중, (4) 게시 완료, (5) 숨긴 열입니다. 이게 생각보다 유용합니다.

 

각 항목에 적절한 업무를 기록합니다. 기록은 (+)새로 만들기를 클릭하면 됩니다. 다음과 같은 창이 뜹니다. 모든 프로젝트에는 이와같이 자체 페이지가 있습니다. 보드 내에서 열의 개별 페이지는 작업이 이루어지는 곳입니다. 프로젝트에 필요한 모든 것이 한 곳에 모아져 정리되어 있으며 사용하기 쉽습니다. 그리고 모든 페이지는 해당 팀의 입맛에 맞게 만들어 사용할 수 있습니다. 신기하죠~

 

 

 

또한 템플릿 기능은 업무를 확장 하는 데 도움이됩니다. 처음부터 다시 만들 필요가 없기 때문이죠. 해당 페이지마다 관리자를 두어 권한을 주면 문서가 갑자기 사라질 위험도 없고 부서 간 부서 또는 QA에 필요한 체크리스트와 같이 변경되지 말아야 할 항목도 관리할 수 있습니다. 

 

실제로 위 페이지의 빈 칸을 채우면 달력처럼 기록됩니다. 처음 기록한 내용이 아직 기안 전이면 (1)아이디어 에 담아둡니다. 그리고 보고가 되거나 내부에 공유가 되어 진행 예정이라면 (2) 진행중 으로 옮겨두면 됩니다. 다시 대표이사에게 보고가 되고 내부 검토중이라면 (3) 검토 중으로 옮겨둡니다. 마지막으로 확정이 되면 (4) 게시 완료로 옮깁니다. 최종적으로 업무가 종료되면 (5) 숨긴 열로 옴기는 겁니다. 

 

이렇게 새로운 일을 한 번 추가하면 일의 진행상태에 따라 옮기기만 하면 되니까 아주 편리합니다. 노션의 재미있는 기능은 여기에 예산 파일이나 회의록을 첨부할 수 있다는 점입니다. 좋은 기능인데, 5MB만 제공해서 무료 사용은 한계가 있습니다. 개인이라면 이 기능을 무한정 사용할 수 있겠죠? 흠... 아무래도 혼자보다는 협업할때 기록해두고 파일을 공유하는 용도가 많다면 유료 서비스를 사용하고 싶어지겠습니다. 

 

 

노션에 대한 첫인상은 다음과 같습니다. 

1. 쉽고 편하다. 

2. 협업에 최적화된 툴이다. 

3. 데스트탑 버전도 있다. www.notion.so/desktop

Notion – The all-in-one workspace for your notes, tasks, wikis, and databases.

특히 저는 에버노트나 워크플로위 같은 툴을 데스크탑이나 모바일 앱으로 즐겨 쓰는 편이라, 요 기능은 딱 취향저격이었습니다.